Trong ngành logistics, khái niệm “packing list” không chỉ là một phần của quá trình vận chuyển, mà còn là chìa khóa đảm bảo sự di chuyển hàng hóa hiệu quả, chính xác và an toàn. Trong bài viết này, hãy cùng Hữu Sang Logistics xem xét kỹ hơn về danh sách đóng gói, từ khái niệm đến vai trò quan trọng của nó trong chuỗi cung ứng.

Mục lục

Packing list là gì?

Packing list hay Phiếu đóng gói là bảng kê danh mục hàng hóa như thỏa thuận của Hợp đồng, thông tin trên bảng kê tương tự như hóa đơn nhưng không cần có các thông tin liên quan đến thanh toán hay đơn giá hoặc trị giá hoặc đồng tiền thanh toán. Điều quan trọng là cần có quy cách đóng gói, trọng lượng và kích thước.

Các loại Packing List thường dùng

Hiện nay có 3 loại packing list bao gồm: Detailed packing list (Phiếu đóng gói chi tiết); Neutrai packing list (Phiếu đóng gói trung lập) và Packing and Weight list (phiếu đóng gói kèm theo bảng kê trọng lượng).

Detailed Packing List

Đây là packing list thể hiện thông tin chi tiết của mặt hàng trên, hai bên dùng mẫu này để kiểm tra số lượng chi tiết của hàng hóa. Dựa vào đây để biết người bán có thiếu hàng hay không, nếu có sai sót gì thì có thể truy ra lỗi ở bất kỳ giai đoạn nào của quá trình vận chuyển.

Neutrail Packing List

Một danh sách đóng gói trung lập là một danh sách đóng gói trung tính. Loại này không hiển thị tên người bán và ít được sử dụng

Packing and Weight list

Danh sách đóng gói và trọng lượng, tương tự như Danh sách đóng gói chi tiết, nhưng có thêm danh sách trọng lượng.

Vai trò của packing list trong xuất nhập khẩu

Packing list (danh sách đóng gói) đóng vai trò quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu. Dưới đây là một số vai trò chính của danh sách đóng gói trong cả hai lĩnh vực:

Packing list đóng vai trò quan trọng trong xuất nhập khẩu

Xuất khẩu:

Xác minh hàng hóa: Danh sách đóng gói cung cấp chi tiết về các mặt hàng trong lô hàng, bao gồm tên, số lượng, trọng lượng, kích thước và mô tả. Điều này giúp đảm bảo hàng hóa chính xác và khớp với thông tin trên đơn hàng khi đang vận chuyển.

Quản lý tải trọng và vận chuyển: Thông tin về trọng lượng, kích thước trong packing list cho phép bên vận chuyển lựa chọn loại xe phù hợp, tính toán tải trọng và cách sắp xếp hàng hóa trên xe đảm bảo an toàn, hiệu quả.

Thông quan: Packing list cung cấp các thông tin chi tiết như giá trị, chủng loại, mã HS của hàng hóa giúp quá trình thông quan thuận tiện và nhanh chóng.

Đối chiếu và kiểm tra: Nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu có thể so sánh danh sách đóng gói với đơn đặt hàng để đảm bảo hàng hóa được đóng gói và vận chuyển chính xác theo yêu cầu.

Nhập khẩu:

Kiểm tra hàng hóa: Người nhận hàng có thể kiểm tra hàng hóa theo thông tin trên packing list để đảm bảo hàng hóa còn nguyên vẹn, không bị hư hại.

Quản lý hàng tồn kho: Phiếu đóng gói giúp việc quản lý hàng tồn kho dễ dàng hơn bằng cách cung cấp thông tin về số lượng và mô tả. Khi hàng về đến kho, người quản lý có thể đối chiếu với packing list để xác định hàng thiếu hay hàng thừa.

Xác nhận thanh toán: Trong các giao dịch thương mại, packing list là một phần chứng từ giúp xác nhận hàng hóa đã được giao đúng yêu cầu và có thể xúc tiến việc thanh toán.

Theo dõi chuỗi cung ứng: Thông tin trong danh sách đóng gói có thể được sử dụng để theo dõi chuỗi cung ứng từ điểm xuất phát đến điểm đến cuối cùng.

Cách lập packing list trong xuất nhập khẩu

Khi lập packing list, nhà sản xuất cần chú ý đến đơn vị đóng gói để tránh nhầm lẫn và sai sót trên packing list.

Tiêu đề trên cùng	Logo, tên, địa chỉ, số điện thoại, fax công ty,..
Seller	Tên, địa chỉ, điện thoại, fax của công ty bán hàng.
Số và ngày đóng gói	Thông tin quan trọng.
Buyer	Tên, địa chỉ, điện thoại, số fax của bên mua hàng.
Ref No (Số tham chiếu)	Gồm những thông tin về số lượng đơn hàng hoặc những phần ghi chú về Notify Party thường sử dụng để thanh toán L/C thì mới cần ghi thêm thông tin này để thông báo khi hàng đến.
Port of Loading	Cảng bốc hàng
Port of Destination	Cảng đến
Vessel Name	Số chuyến và tên tàu vận chuyển
ETD (Estimated Time Delivery)	Ngày dự kiến tàu khởi hành
Product (Mô tả hàng hóa)	Tên hàng, ký hiệu, mã hiệu sản phẩm…
Quantity	Số lượng hàng theo mỗi đơn vị
Packing	Số lượng kiện, thùng và hộp đóng gói
NWT (Net weight)	Trọng lượng tịnh của hàng
GWT (Gross weight)	Trọng lượng tổng kiện hàng (tính cả thùng, hộp, dây buộc…).
Remark (Ghi chú thêm)	Phần chú thích

Những lưu ý khi lập packing list

Packing list cần bao gồm số lượng đơn vị, số lượng hộp và bất kỳ thông tin đóng gói nào khác có sẵn. Điều quan trọng là tất cả các chi tiết này phải khớp với hóa đơn thương mại và phản ánh các bên tham gia giao dịch.

Phiếu đóng gói cũng phải cho biết liệu hàng hóa có được đóng gói bằng gỗ cứng hay không và cung cấp giấy chứng nhận khử trùng hoặc xử lý nhiệt cần thiết, nếu có.

Khi tạo phiếu đóng gói của bạn, hãy đảm bảo bao gồm càng nhiều chi tiết vận chuyển càng tốt. Một số chi tiết quan trọng là:

Ngày tháng

Thông tin liên hệ của người gửi hàng và người xuất khẩu

Thông tin liên hệ của người nhận hàng

Địa chỉ xuất xứ của hàng hóa

Địa chỉ đến của hàng hóa

Tổng số kiện hàng trong lô hàng này

Mô tả chi tiết của từng gói hàng

Khối lượng và trọng lượng của mỗi gói

Khối lượng và trọng lượng của toàn bộ lô hàng

Số hóa đơn thương mại cho lô hàng này

Mẫu packing list chuẩn

Dưới đây là một ví dụ về mẫu packing list tiêu chuẩn mà bạn có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo. Lưu ý rằng mẫu này có thể được tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu cụ thể của bạn.

Qua bài viết trên của Hữu Sang Logistics tìm hiểu về Packing list không chỉ là một tài liệu thông tin đơn thuần, mà còn là công cụ hỗ trợ quan trọng trong ngành logistics và quản lý chuỗi cung ứng. Tính chính xác và đầy đủ của thông tin trong Packing List có thể ảnh hưởng đáng kể đến quá trình vận chuyển, quản lý hàng tồn kho và tạo niềm tin trong các giao dịch thương mại. Để đảm bảo sự thành công trong việc vận chuyển và quản lý hàng hóa, việc hiểu và sử dụng đúng cách Packing List là điều không thể bỏ qua.

5/5 - (1 bình chọn)